1. Ten toda la cartera en un solo lugar
El primer problema casi nunca es el seguimiento: es que la información está repartida. Una parte en el Excel, otra en el portal de cada aseguradora, otra en el WhatsApp. Antes de pensar en avisos, junta todas tus pólizas vigentes en una sola lista.
Para cada póliza necesitas, como mínimo, estos datos:
- Cliente y cómo contactarlo (celular con WhatsApp y correo).
- Ramo y aseguradora.
- Número de póliza.
- Fecha de fin de vigencia: es la fecha que manda en todo el proceso.
- Prima y porcentaje de comisión, para saber cuánto está en juego.
2. Define con cuánta anticipación avisas
No todas las renovaciones necesitan el mismo tiempo. Una póliza de auto se renueva con un mensaje; una de una empresa puede requerir nueva información, inspección o cotizar con otras aseguradoras. Por eso conviene trabajar por etapas:
- 60 días antesPara pólizas grandes o de empresas: revisa si cambió algo (nuevos bienes, empleados, vehículos) y si vale la pena cotizar con otras aseguradoras.
- 30 días antesPrimer aviso al cliente. Confirma sus datos y cuéntale qué viene.
- 15 días antesEnvía la propuesta de renovación con el valor y, si aplica, las alternativas.
- 7 días antesÚltimo recordatorio para los que no han respondido. Una llamada vale más que otro mensaje.
3. Revisa los vencimientos todas las semanas
Un control de renovaciones solo sirve si alguien lo mira. Elige un día fijo (el lunes en la mañana funciona bien) y revisa qué vence en los próximos 30 días. Ordena la lista por fecha de vencimiento y marca en qué etapa está cada póliza: sin contactar, avisado, propuesta enviada, renovada o perdida.
Si trabajas en Excel, una columna que calcule los días que faltan para el vencimiento y un formato de colores (rojo para lo vencido, naranja para lo que vence en 15 días, amarillo para 30) te ahorra filtrar a mano.
4. Ten el mensaje listo antes de necesitarlo
Escribir cada mensaje desde cero es lo que hace que se deje para después. Prepara una plantilla corta para cada etapa y solo cambia el nombre y los datos de la póliza. Por ejemplo, para el primer aviso:
Hola Laura, te escribo porque tu póliza de auto con Sura vence el 12 de noviembre. Quiero asegurarme de que sigas protegida sin interrupciones. ¿Sigues con el mismo vehículo y el mismo uso? Si quieres, también te comparo con otras aseguradoras.
5. Registra por qué se pierde cada renovación
Cuando una póliza no se renueva, anota el motivo: precio, se fue con otro agente, vendió el bien, no respondió. Después de unos meses vas a ver patrones. Si la mayoría se pierde porque «no respondió», el problema es de seguimiento, no de precio.
Mide también tu tasa de renovación: de las pólizas que vencieron en el mes, cuántas renovaste. Es el número que más dice de la salud de tu cartera.
Cuando el Excel ya no alcanza
El Excel funciona mientras tengas pocas pólizas y lo abras sin falta. Cuando la cartera crece o hay más de una persona trabajándola, el riesgo es que nadie lo revise a tiempo. Un CRM para seguros hace lo mismo, pero te avisa en el celular, deja el mensaje escrito y guarda el historial de cada cliente.
Más sobre cómo lo resuelve Polizo: Renovaciones.